Tietosuojaseloste Perheasiain neuvottelukeskuksen asiakasrekisteristä
Rekisterinpitäjä
Länsi-Uudenmaan seurakuntien perheasiain neuvottelukeskus
Käyntios.: Sepänkatu 3–5 A, 1. krs, 08100 Lohja
p. 044 328 4344 (toimisto klo 8–14)
Yhteyshenkilö
Perheasiain neuvottelukeskuksen johtaja Jussi Aukio p. 044 328 4363, jussi.aukio@evl.fi
Käyntiosoite: Sepänkatu 3–5 A, 1. krs, 08100 Lohja
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava tietosuojavastaava.kkr@evl.fi.
Rekisterin nimi
Länsi-Uudenmaan seurakuntien perheasiain neuvottelukeskuksen asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely asiakkuuden hoitamista varten. Sopimusten mukainen perheneuvontapalveluiden laskutus (laskutuksessa mainitaan kunnittain käyntikerrat, ei muuta tietoa). Valtakunnallinen tilastointi (henkilötiedot eivät näy).
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Tietosisältö: asiakkaan nimi, sukupuoli, äidinkieli, syntymävuosi, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, siviilisääty, sosioekonominen asema, lasten lukumäärä (neuvottelussa mukana olevien lasten nimet ja syntymävuodet), tulosyy, asiakkaan käyntipäivät, käynnin kesto ja neuvotteluun osallistuneet henkilöt. Hoitoon hakeutumisen syy.
Tietolähteet
Asianomaisen itsensä antamat tiedot. Alle 13-v. lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja. 13 vuotta täyttänyt ja sitä vanhempi alaikäinen lapsi antaa itse suostumuksen tietojensa tallentamiseen. Suostumus tietojen tallentamiseen pyydetään kirjallisesti.
Ensimmäisessä ajanvaraus-/vastaanottopuhelussa lupa tarvittavien tietojen tallentamiseen pyydetään suullisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään perheasiain neuvottelukeskuksen palo- ja murtosuojatussa arkistossa. Tietokoneella olevan asiakasrekisterin tietoja käyttävillä on tarvittavat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat kyseiseen ohjelmaan. Käyttöä valvotaan perheneuvonnan asiakasohjelman lokiin kirjautuvien tapahtumien kautta. Asiakasrekisterin tietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan Länsi-Uudenmaan seurakuntien perheasiain neuvottelukeskuksen työntekijät. Rekisterin ylläpitäjä määrittää käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin työntekijöille henkilökohtaisina. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietojen luovutukset
Ainoastaan tilastot ja käyntimäärät voidaan luovuttaa.
Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain Kirkkohallitukselle, sekä tilastot ja moduulimäärät (=käyntimäärät) laskutusta varten sopijaosapuolille. Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.
Perheasiain neuvottelukeskus noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25§:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10§:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutta.
Henkilötietojen säilytysaika
Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen, kuitenkin korkeintaan vuoden asiakkuuden päättymisen jälkeen. Asiakkaan pyytäessä tietojensa poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, hänen tietonsa anonymisoidaan. Anonymisoinnin jälkeen asiakkaan henkilötietoja ei voi enää palauttaa. Henkilötietojen anonymisointia käytetään tilastotietojen keräämiseen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
- Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
- Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
- Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
Lue lisää tietosuojasta osoitteesta www.tietosuoja.fiLinkki avautuu uudessa välilehdessä.