Tietosuojaseloste sähköiseen virkatodistustilaukseen
Rekisterinpitäjä
Kirkkohallitus/Kirkon viestintä (Y-tunnus 0118950-3)
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
PL 210, 00131 Helsinki
puh. 09 1802 1, kirkkohallitus@evl.fi
Yhteyshenkilö
Anne Kähäri
Kirkkohallitus
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
puh. 050 3243 159, anne.kahari@evl.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi
Rekisterin nimi
Sähköinen virkatodistustilaus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tietoja käytetään virkatodistustilauksen tekemiseen ja virkatodistuksen laatimiseen sekä virkatodistuksen ja laskun lähettämiseen.
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn omaan ilmoitukseen ja tahtoon tilata virkatodistus Suomen evankelis-luterilaiseen kirkkoon kuuluvalta seurakunnalta.
Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, on henkilöt, joista tehdään virkatodistus sekä henkilöt, jotka virkatodistustilauksen tilaavat.
Virkatodistuksen tilaaja antaa sähköisellä tilauslomakkeella seuraavat tiedot:
- Seurakunta, josta virkatodistus tilataan
- Henkilö, jonka virkatodistus tilataan
- Sukunimi
- Etunimet
- Syntymäaika
- Syntymäkotikunta tai syntymäpaikka
- Nykyinen/viimeisin kotikunta
- elää/kuollut
- Virkatodistuksen laatimista helpottavat lisätiedot
- Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan
- perunkirjoitus, kenen jälkeen perunkirjoitus pidetään - kuka on kuollut?
- pankki
- vakuutusyhtiö
- lainhuuto
- muu, mikä?
- Muuttanut seurakuntaan
- Muuttanut seurakunnasta
- Entiset sukunimet
- Muita lisätietoja (esim. aviopuolison nimi)
- Virkatodistuksen kappalemäärä ja muut tarvittavat tiedot
- Kappalemäärä
- Virkatodistuksen kieli
- Virkatodistukseen tarvitaan henkilön perustietojen lisäksi
- siviilisääty
- nykyinen puoliso
- sisarukset
- lapset
- lapsenlapset
- vanhemmat
- isovanhemmat
- kirkolliset toimitukset (kaste, rippikoulu, konfirmaatio, avioliitto)
- Tilaajan tiedot
- Tilaajan nimi
- Yrityksen tai yhteisön nimi
- Y-tunnus
- Sähköpostiosoite
- Puhelin
- Fax
- Todistuksen toimitusosoite
- Katuosoite
- Postinumero
- Postitoimipaikka
- Laskutusosoite
- Postitoimipaikka
Tietolähteet
Virkatodistustilauslomakkeella annetut yksilölliset tiedot.
Tietojen luovutukset
Lomakkeen kautta ilmoitetut tiedot toimitetaan edelleen seurakuntaan, josta virkatodistus tilataan.
Tietoja ei luovuteta sivullisille.
Tilauspalvelun teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan Lukkari-tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua niiden tallentamisesta.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
- pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi