Sähköinen virkatodistustilaus

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kirkkohallitus/Kirkon viestintä (Y-tunnus 0118950-3)
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
PL 210, 00131 Helsinki
puh. 09 1802 1, kirkkohallitus@evl.fi

Yhteyshenkilö

Anne Kähäri

Kirkkohallitus
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
puh. 050 3243 159, anne.kahari@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava

tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Rekisterin nimi

Sähköinen virkatodistustilaus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käytetään virkatodistustilauksen tekemiseen ja virkatodistuksen laatimiseen sekä virkatodistuksen ja laskun lähettämiseen.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn omaan ilmoitukseen ja tahtoon tilata virkatodistus Suomen evankelis-luterilaiseen kirkkoon kuuluvalta seurakunnalta.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, on henkilöt, joista tehdään virkatodistus sekä henkilöt, jotka virkatodistustilauksen tilaavat.

Virkatodistuksen tilaaja antaa sähköisellä tilauslomakkeella seuraavat tiedot:

  • Seurakunta, josta virkatodistus tilataan
  • Henkilö, jonka virkatodistus tilataan
    • Sukunimi
    • Etunimet
    • Syntymäaika
    • Syntymäkotikunta tai syntymäpaikka
    • Nykyinen/viimeisin kotikunta
    • elää/kuollut
      • kuolinpäivä
  • Virkatodistuksen laatimista helpottavat lisätiedot
    • Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan
      • perunkirjoitus, kenen jälkeen perunkirjoitus pidetään - kuka on kuollut?
      • pankki
      • vakuutusyhtiö
      • lainhuuto
      • muu, mikä?
    • Muuttanut seurakuntaan
      • mistä
      • milloin
    • Muuttanut seurakunnasta
      • mihin
      • milloin
    • Entiset sukunimet
    • Muita lisätietoja (esim. aviopuolison nimi)
  • Virkatodistuksen kappalemäärä ja muut tarvittavat tiedot
    • Kappalemäärä
    • Virkatodistuksen kieli
    • Virkatodistukseen tarvitaan henkilön perustietojen lisäksi
      • siviilisääty
      • nykyinen puoliso
      • sisarukset
      • lapset
      • lapsenlapset
      • vanhemmat
      • isovanhemmat
      • kirkolliset toimitukset (kaste, rippikoulu, konfirmaatio, avioliitto)
  • Tilaajan tiedot
    • Tilaajan nimi
    • Yrityksen tai yhteisön nimi
    • Y-tunnus
    • Sähköpostiosoite
    • Puhelin
    • Fax
    • Todistuksen toimitusosoite
      • Katuosoite
      • Postinumero
      • Postitoimipaikka
    • Laskutusosoite
      • Katuosoite
      • Postinumero
    • Postitoimipaikka

Tietolähteet

Virkatodistustilauslomakkeella annetut yksilölliset tiedot.

Tietojen luovutukset

Lomakkeen kautta ilmoitetut tiedot toimitetaan edelleen kyseiseen seurakuntaan, josta virkatodistus tilataan.

Tietoja ei luovuteta sivullisille.

Tilauspalvelun teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan Lukkari-tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua niiden tallentamisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi