Tietosuojaseloste sähköiseen virkatodistustilaukseen

Rekisterinpitäjä

Kirkkohallitus/Kirkon viestintä (Y-tunnus 0118950-3)
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
PL 210, 00131 Helsinki
puh. 09 1802 1, kirkkohallitus@evl.fi

Yhteyshenkilö

Anne Kähäri

Kirkkohallitus
Eteläranta 8, 00130 Helsinki
puh. 050 3243 159, anne.kahari@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava

tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Rekisterin nimi

Sähköinen virkatodistustilaus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käytetään virkatodistustilauksen tekemiseen ja virkatodistuksen laatimiseen sekä virkatodistuksen ja laskun lähettämiseen.

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.f artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn omaan ilmoitukseen ja tahtoon tilata virkatodistus Suomen evankelis-luterilaiseen kirkkoon kuuluvalta seurakunnalta.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja käsitellään, on henkilöt, joista tehdään virkatodistus sekä henkilöt, jotka virkatodistustilauksen tilaavat.

Virkatodistuksen tilaaja antaa sähköisellä tilauslomakkeella seuraavat tiedot:

Seurakunta, josta virkatodistus tilataan
Henkilö, jonka virkatodistus tilataan
- Sukunimi
- Etunimet
- Syntymäaika
- Syntymäkotikunta tai syntymäpaikka
- Nykyinen/viimeisin kotikunta
- elää/kuollut
  - kuolinpäivä
Virkatodistuksen laatimista helpottavat lisätiedot
- Käyttötarkoitus, johon todistus tilataan
  - perunkirjoitus, kenen jälkeen perunkirjoitus pidetään - kuka on kuollut?
  - pankki
  - vakuutusyhtiö
  - lainhuuto
  - muu, mikä?
- Muuttanut seurakuntaan
  - mistä
  - milloin
- Muuttanut seurakunnasta
  - mihin
  - milloin
- Entiset sukunimet
- Muita lisätietoja (esim. aviopuolison nimi)
Virkatodistuksen kappalemäärä ja muut tarvittavat tiedot
- Kappalemäärä
- Virkatodistuksen kieli
- Virkatodistukseen tarvitaan henkilön perustietojen lisäksi
  - siviilisääty
  - nykyinen puoliso
  - sisarukset
  - lapset
  - lapsenlapset
  - vanhemmat
  - isovanhemmat
  - kirkolliset toimitukset (kaste, rippikoulu, konfirmaatio, avioliitto)
Tilaajan tiedot
- Tilaajan nimi
- Yrityksen tai yhteisön nimi
- Y-tunnus
- Sähköpostiosoite
- Puhelin
- Fax
- Todistuksen toimitusosoite
  - Katuosoite
  - Postinumero
  - Postitoimipaikka
- Laskutusosoite
  - Katuosoite
  - Postinumero
- Postitoimipaikka

Tietolähteet

Virkatodistustilauslomakkeella annetut yksilölliset tiedot.

Tietojen luovutukset

Lomakkeen kautta ilmoitetut tiedot toimitetaan edelleen kyseiseen seurakuntaan, josta virkatodistus tilataan.

Tietoja ei luovuteta sivullisille.

Tilauspalvelun teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu käyttöpalvelu- ja sovellustoimittajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan Lukkari-tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua niiden tallentamisesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi